Pernahkah kamu mendengar istilah time blocking? Ternyata selain membuat to-do-list untuk mengatur waktu, ada cara lain lho untuk membuat waktumu makin efektif dan kegiatanmu tetap produktif. Time blocking adalah suatu cara membagi waktu untuk menentukan aktivitas sesuai porsi dan prioritasnya. Secara singkatnya sih, kamu bisa bikin blok-blok waktu. Misalnya dari 8 jam kerja kamu membagi jadi 3 bagian, blok pertama untuk membalas email dan menyelesaikan deadline, bagian kedua untuk meeting, dan bagian ketiga untuk mengecek progres pekerjaan dan lain sebagainya.
Jika kamu mahasiswa atau pelajar bisa membagi waktumu dalam 4 blok, pertama untuk kuliah atau sekolah, kedua untuk beristirahat, ketiga untuk mengerjakan hobi atau kegiatan luar sekolah, keempat untuk meningkatkan skill atau bersosialisasi. Singkatnya kamu membagi blok waktu untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaanmu hingga benar-benar selesai.
Lalu apa bedanya time blocking dengan to-do-list? Bagaimana cara memulai time blocking dan apa saja manfaatnya? Dapatkan insight lengkapnya dalam pembahasan berikut ini.
Apa Itu Time Blocking
Time blocking adalah strategi manajemen waktu yang membagi kegiatan harianmu jadi blok-blok kecil. Pada setiap blok ini kamu fokus pada satu tugas atau kegiatan tertentu, bahkan bisa dibilang setiap blok-blok kecil ini merupakan porsi untuk beberapa aktivitas yang kamu lakukan. Misalnya kamu perlu membalas email, chat dari client, serta menghubungi pet shop, maka kamu bisa sediakan time blocking di pagi hari dari jam 9 hingga 10 pagi untuk melakukan beberapa aktivitas tersebut. Sehingga urusan-urusan kecil ini tetap bisa dikerjakan meskipun kamu hanya menyediakan waktu selama 1 jam. Time blocking tak hanya berlaku untuk pekerjaan, namun bisamenjadi berbagai kebutuhan seperti belajar, pekerjaan rumah tangga, dan lain-lain.
Manfaat Time Blocking
Time blocking akan membantu kamu dalam melakukan produktifitas harian, waktu jadi bisa digunakan dengan maksimal dan mindful serta bisa mencapai goals-goals harian dengan baik, lho! Bayangkan jka kamu memiliki waktu 24 jam dan bisa dibagi dengan baik, kamu tidak sempat merasakan overthinking karena waktumu digunakan dengan cermat. Hmm, jadi apa saja, ya, manfaatnya?
Dengan time blocking kamu akan terbantu untuk:
- Membantu meningkatkan fokus
- Lebih mindful menggunakan waktu dan beraktifitas
- Mengurangi burnout
- Boost produktivitas
- Meningkatkan time management
- Aktifitas jadi lebih terstruktur dan selesai tepat waktu
Nah, dari beberapa manfaat di atas bisa kamu dapatkan tak hanya dari sisi mengelola waktu, melainkan menjaga kesehatan mental. Karena sebenarnya burnout, overthinking bisa diakibatkan pengelolaan waktu yang kurang maksimal. Jika kamu mengatur waktu dengan baik, maka otak akan terus bekerja dan terus fokus pada setiap aktivitas yang sudah kamu set. Bayangkan ketika kamu memiliki waktu 1.5 jam untuk membaca dan membuat ringkasannya sebelum tidur akan mengurangi kamu melakukan hal-hal lain yang ga penting. Jadi, kamu ga akan sempet ‘overthinking’ karena fokusmu pada hasil bacaan yang baru saja kamu lakukan.
Cara Melakukan Time Blocking
Nah, jika sudah tahu manfaatnya dan ingin mencoba teknik time blocking. Kamu bisa mulai dengan beberapa cara berikut ini:
1. Ketahui Tugas-Tugas Harianmu
Hal pertama yang paling penting untuk melakukan time blocking adalah membuat list tugas harianmu sebelum membaginya dalam blok-blok. Jika to-do-list dibuat untuk harian, maka time blocking dibuat untuk jangka lebih panjang. Buatlah list tugasmu dalam seminggu ke depan, kemudian buat skala prioritasnya. Mana pekerjaan atau tugas yang paling penting untuk dikerjakan terlebih dahulu.
2. Buat Blok-Blok Tugas atau Pekerjaanmu
Setelah membuat pekerjaan dengan prioritasnya, sekarang saatnya membagi pekerjaanmu itu dalam blok-blok. Pilih pekerjaan yang harus dikerjakan dengan segera, misalnya membagi pekerjaan administratif, meeting, project dan lainnya. Misalnya; pagi hari dari jam 9-11 kamu menyelesaikan kegiatan administratif seperti membalas email, chat dsb. Kemudian pukul 11-12 untuk mengecek jadwal meeting dan meeting, lalu jam 13-17 untuk mengerjakan project. Ini bisa disesuaikan dengan kebutuhanmu.
3. Balance the schedule
Selain berisi aktivitas pekerjaan, time blocking juga berperan untuk membuat blok aktivitas lain seperti istirahat, makan, mengerjakan hobi dan lain-lain. Sehingga list pekerjaanmu lebih seimbang dan terarah. Seimbang di sini maksudnya bisa menyetarakan penggunaan waktu untuk bekerja, hobi dan kebutuhan pribadi lainnya.
4. Disiplin pada schedule yang telah dibuat
Disiplin dan patuh pada schedule yang dibuat ini memang cukup challenging, apalagi kita membuat aturan untuk diri sendiri. Namun, jika kamu ingin mengelola waktu dengan baik, menuntaskan semua deadline dengan tepat waktu maka harus disiplin. Misalnya kamu kehabisan waktu menyelesaikan satu tugas, maka berhenti dan lanjut ke aktivitas lainnya. Tetap stick to the time blocking dibanding menambah waktu. Kamu bisa lanjutkan pekerjaan tersebut di waktu kosong yang tersedia atau di esok hari. Atau sediakan blok waktu khusus untuk pekerjaan tak terduga.
5. Review
Nah, selain menerapkan semua time blocking ini kamu juga perlu mereviewnya, karena kamu akan melihat seberapa efektif time blocking untuk pekerjaanmu. Apa saja yang perlu diimprove dan dikurangi, perlu tidaknya menambah blok waktu baru dan lain-lain.
Rekomendasi Aplikasi Time Blocking
Bagaimana? Kamu mulai tertarik dengan time blocking? Jika ingin mulai time blocking kamu bisa coba beberapa rekomendasi aplikasinya berikut ini:
Siapa yang tidak kenal Google Calendar, aplikasi satu ini gratis dan cukup mudah digunakan. Kamu bisa menambah dokumen, link, dll dalam setiap planning. Selain itu membuat time blocking cengan Google Calendar juga cukup mudah, hanya perlu menambahkan durasi waktu awal dan akhir setiap blok yang kamu bikin, menarik ya?
2. Todoist
Todoist juga mirip seperti google calendar, kamu bisa memindahkan blok-blok ke hari lain dan menginvite team.
3. Planyway
Berikutnya Planyway yang bisa terintegrasi dengan berbagai aplikasi lain seperti Google Calendar, Trello dan lain-lain. Jadi lebih memudahkan aktivitas dan tentunya menghemat waktu.
4. Sunsana
Sama seperti Planyway, sunsana juga bisa integrasi dengan aplikasi seperti Trello, membuat to-do-list langsung dalam setiap blok dan tentunya bisa invite team-mu lho!
5. Motion
Motion, seperti namanya kamu bisa drag and drop setiap blok sesuai kebutuhan. Jadi tak perlu membuat blok baru lagi, mudah bukan?
Sekarang kamu tidak lagi membuang waktu dan menghabiskan waktu untuk overthinking, karena time blocking akan bantu kamu lebih fokus dalam semua aktivitasmu. Meskipun time blocking cukup strict dan tidak fleksibel, namun akan membantu kamu disiplin pada waktu dan schedule. Tunggu apa lagi, yuk mulai time blocking sekarang!